Als sportclub ben je zelf verantwoordelijk voor het opvragen van het uittreksel strafregister bij jouw trainers die met minderjarigen werken (model 596.2). Deze verplichting geldt sinds 1 februari 2023, en is zo onderdeel van jouw integriteits- en aanwervingsbeleid. Maar wat houdt dit correct opvragen en opvolgen van dit uittreksel strafregister precies in?
Voor wie geldt deze verplichting?
Je moet het uittreksel niet van elke medewerker opvragen.
De controle is enkel verplicht als aan alle vier onderstaande voorwaarden voldaan is:
de medewerker is meerderjarig;
de medewerker begeleidt minderjarigen;
de medewerker heeft op structurele basis rechtstreeks contact met minderjarigen;
de medewerker wordt (op)nieuw aangesteld via een overeenkomst (schriftelijk of mondeling).
Trainers, lesgevers, sportkampbegeleiders, ploegafgevaardigden, verzorgers en andere begeleiders van minderjarigen vallen vaak onder deze verplichting. Functies zoals kantinemedewerker, materiaalmeester, scheidsrechter, tijdsopnemer of louter administratieve bestuursfuncties vallen doorgaans niet onder de verplichting.
Wanneer moet je het uittreksel opvragen?
De controle gebeurt vóór de aanstelling van de medewerker. In de sportsector wordt vaak gewerkt met seizoens- of jaarovereenkomsten. In dat geval wordt een trainer of begeleider bij de start van elk nieuw seizoen opnieuw beschouwd als een “nieuwe medewerker” en moet opnieuw een uittreksel worden voorgelegd.
Heb je dezelfde persoon al gecontroleerd in de voorbije 12 maanden? Dan hoef je de controle in principe niet opnieuw uit te voeren binnen die periode.
Hoe verloopt de controle?
Vraag steeds het juiste model op: model 596.2 (minderjarigenmodel).
Het uittreksel mag maximaal één maand oud zijn.
Duid binnen de club bij voorkeur één vertrouwelijke verantwoordelijke aan die de controle uitvoert.
Controleer het document vóór de aanstelling van de medewerker.
Wat mag je registreren?
Een van de meest gestelde vragen gaat over privacy. Je mag het uittreksel niet bewaren. Ook notities over de inhoud van het uittreksel mogen niet worden bijgehouden. Je registreert enkel dat de controle gebeurde, samen met de naam van de medewerker en de datum van de controle.
Hulp nodig? Basisinformatie, modeldocumenten en veelgestelde vragen
De Vlaamse Sportfederatie zorgde voor toegankelijke handvaten! Dat doen ze met hun stappenplan, digitale wegwijzer en antwoorden op de meest gestelde vragen. Je kan ze allemaal terugvinden in hun kennisbank via de button hieronder.
- De Vlaamse Sportfederatie ontwikkelde een handig stappenplan dat op één A4 een overzicht geeft van de verschillende stappen die je moet nemen om het uittreksel op te vragen.
- Je kan er ook modeldocumenten vinden voor overeenkomsten en registraties.
- Meer verduidelijking nodig bij een stap? Die kan je rechtstreeks vanuit dit stappenplan krijgen, via de digitale wegwijzer die de ze ontwikkelden, raad te plegen via hun leerplatform (aanmelden vereist, maar dat kan gratis).
- Daarnaast kan je ook een overzicht terugvinden van de meest gestelde vragen, mét bijhorende antwoorden.
Meer details?
Wil je meer gedetailleerde informatie? Sport Vlaanderen ontwikkelde een draaiboek om duidelijkheid te scheppen over de toepassing en de uitwerking van deze verplichting.
Nog vragen?
Heb je na het doornemen van deze informatie toch nog vragen? Dan kan je bij volgende organisaties terecht;
- Vragen over de verschillende stappen die je als sportclub moet uitvoeren? Contacteer de Vlaamse Sportfederatie via info@vlaamsesportfederatie.be .
- Wat als je een niet blanco uittreksel ontvangt? Ontvang je een uittreksel dat niet blanco is, maar je vindt het moeilijk om te beoordelen of wat erop vermeld staat een reden is om de samenwerking met de persoon in kwestie te weigeren? Je kan Sportieq contacteren via info@sportieq.be om je te helpen bij deze beoordeling.