Privacyverklaring verwerking gegevens huidige en vroegere deelnemers en geïnteresseerden van activiteiten, diensten of producten

Algemeen

Het Vechtsportplatform Vlaanderen vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Vechtsportplatform houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Vechtsportplatform zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vechtsportplatform Vlaanderen vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent
info@vechtsportplatform.be
09 243 12 46

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door het Vechtsportplatform verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Om inzicht te verwerven in de samenstelling van onze doelgroepen (gerechtvaardigd belang)
Het versturen van uitnodigingen (toestemming)
Het organiseren van onze activiteiten en activiteiten in samenwerking met onze partners (toestemming)
Promotie, PR en communicatie (toestemming)
Om onze ondersteuning op jouw noden te kunnen afstemmen (toestemming)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen:

Identificatiegegevens: naam, voornaam
Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
Beeldmateriaal: digitale foto’s, digitale filmpjes

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

Personeelsleden van de vereniging
Bestuursleden van de vereniging

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud;
Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, boekhoudplatform);
Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, server, …);
Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
Het verzekeren van onze deelnemers en vrijwilligers;
Het verzorgen (en verspreiden) van uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derde indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen verwerkt worden in landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving. Daarbij zoeken we steeds naar de beste en veiligste oplossing voor het uitvoeren van de verwerking.

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Het Vechtsportplatform bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

We garanderen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of anoniem worden gemaakt als de bewaartermijn is verstreken

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens het Vechtsportplatform van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via de hoger vermelde contactgegevens kun je ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensberschermingsautoriteit.be